Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio documenti cartacei) come le immagini su film (esempio pellicole mediche, microfiche, microfilm) come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video).

Documento attraverso il quale si può risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui siano obbligatorie la tenuta e la conservazione, anche se da parte di terzi. Sono inclusi tra questi, ad esempio, quelli considerati originali dallo stesso art. 2214 del codice civile.
Alcuni esempi:
fatture, documenti di trasporto, ricevute fiscali, libro giornale (il contenuto del libro giornale può essere integralmente ricostruito sulla base delle schede di mastro, la cui tenuta è obbligatoria).
Le disposizioni del decreto si applicano, inoltre, a tutte le dichiarazioni fiscali, alla modulistica relativa ai pagamenti (per esempio i modelli F23 ed F24)

Assegno girato e Cambiali. La circolare 36/E chiarisce che l'unicità di questi documenti attiene esclusiavemente alla fase di emissione e di circolazione. Una volta ricevuti dal beneficiario soggetto IVA, infatti detti documenti rientrano autonomamente nella categoria di documenti originali non unici; essendone, infatti prescritta l'annotazione in libri o registri obbligatori.
Libri sociali (art.2421)
Titoli di credito
Contratti
Schede carburante (il documento è compilato in una sola copia direttamente dal soggetto che fruisce il rifornimento)
Per questi documenti dovrà intervenire un notaio che attesti la conformità delle immagini rispetto al documento cartaceo d'origine.

Per la memorizzazione digitale è possibile utilizzare supporti che applicano la tecnologia laser, come dischi ottici e magneto -ottici. In particolare , nelle note esplicative della delibera Cnipa è ammesso l’utilizzo di dischi ottici Worm CD- R e DVD. La tecnologia essendo però in continua evoluzione si può utilizzare una tecnologia diversa da quella laser che è rappresentata dai dischi magnetici. Esempi di supporti magnetici: l'hard disk del computer e i “dat” ossia nastri magnetici a cartucce, che vengono utilizzati per effettuare i back up.

Art. 4 comma 4 La distruzione di documenti analogici, di cui è obbligatoria la conservazione, è consentita soltanto dopo il completamento della procedura di conservazione digitale.

Art. 7 comma 3 decreto ministeriale stabilisce che l'imposta di bollo è dovuta ogni 2500 registrazioni. Si ritiene che il termine registrazioni vada inteso come il complesso delle righe di dettaglio che si riferiscono al medesimo accadimento contabile oggetto dell'annotazione.

Il decreto ministeriale prevede una cadenza almeno quindicinale e, secondo le Entrate la conservazione può essere effettuata anche a intervalli più ravvicinati. Per quanto riguarda le fatture emesse, il termine dei 15 giorni scatta dalla data di emissione.

Scaduti i termini per la presentazione delle dichiarazioni sui redditi, Irap e Iva il responsabile della conservazione ha un mese di tempo per trasmettere alle Entrate l’impronta dell’archivio informatico, la sottoscrizione elettronica e la marca temporale.

Informazione relativa alla data e all'ora di emissione che deve essere associata al documento da conservare.

Evidenza di tipo informatico che consente di rendere certa ed opponibile a terzi una determinata data . L’apposizione sull’insieme dei documenti deve essere effettuata a cura del responsabile della conservazione. Il servizio di marcatura è materialmente eseguito da appositi enti cui il responsabile della conservazione deve rivolgersi per ottenere il servizio. Con l’apposizione della marca temporale si ottiene la certezza che il procedimento di conservazione dei documenti sia stato completato in una determinata data e ora.

I commi 2 e 3 dell'art. 5 della deliberazione Cnipa consentono al Responsabile della Conservazione di delegare in tutto o in parte le proprie attività ad altri soggetti interni alla struttura e a soggetti terzi. Il Responsabile della conservazione non delega la propria responsabilità, ma le attività legate alla procedura di conservazione sostitutiva.

L'intervento del Pubblico Ufficiale, previsto al comma 3 dell'articolo 6 deliberazione Cnipa trova giustificazione nell’esigenza di chiarire la conformità di quanto riprodotto su carta a quanto conservato su supporto di memorizzazione. Il Pubblico Ufficiale è richiesto per i documenti analogici originali unici Confindustria ritiene che siano unici anche i seguenti documenti: scheda carburante e libro delle delibere assembleari, nonché cartelle cliniche.

E' necessario distinguere il processo di memorizzazione da quello di conservazione:
la memorizzazione consiste in un processo di trasposizione, su un qualsiasi supporto idoneo, di documenti analogici o informatici. La memorizzazione rappresenta anche un processo di archiviazione che può essere anche elettronico quando l'oggetto dell'operazione è rappresentato da un documento informatico. La conservazione è un’operazione che si prolunga nel tempo ed è finalizzata a rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile almeno per tutto il periodo durante il quale è obbligatoria la conservazione secondo le disposizioni fiscali e civilistiche. Il processo di conservazione intende garantire nel tempo l'integrità e l'autenticità dei documenti oggetto di archiviazione. La conservazione è dunque successiva rispetto al processo di archiviazione, anche elettronico.

Il Responsabile della Conservazione si vede attribuiti compiti cruciali in ragione del controllo e della supervisione che attua sull'intero procedimento di conservazione sostitutiva. Si tratta di una figura prevista sia in ambito pubblico sia privato per garantire la corrispondenza dei documenti archiviati agli originali (salvo il caso in cui è previsto l'intervento del pubblico Ufficiale) e la conformità del procedimento ai requisiti normativi a tutela dell'autenticità, dell'integrità e della disponibilità nel tempo del patrimonio informativo dell'organizzazione.
Nelle amministrazioni pubbliche è il dirigente dell'ufficio responsabile della conservazione dei documenti o altro soggetto da questi formalmente designato.
Nelle aziende il criterio d'individuazione è la competenza o coerenza organizzativa (può essere, ad esempio, il CEO, il responsabile dell'organizzazione, dell'amministrazione, dell'IT.)
I risvolti civili e amministrativi della conservazione dei documenti comportano in ogni caso criteri di designazione formali (incarico scritto).
I compiti del responsabile della conservazione possono essere classificati e sintetizzati nel modo seguente:

Compiti di programmazione
1) Definire caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione in base al tipo di documenti - analogici o digitali- da conservare politiche di scarto, durata della conservazione, ecc.).
2) Organizzare il contenuto dei supporti per garantire la corretta conservazione e consentire l'esibizione di ogni documento conservato.
3) Gestire le procedure di sicurezza.

Compiti esecutivi
Archiviare e rendere disponibili, per ogni supporto di memorizzazione utilizzato i dati seguenti:
1) Descrizione del contenuto dell'insieme dei documenti;
2) Estremi identificativi del responsabile e delle persone eventualmente delegate con l'indicazione dei compiti assegnati;
3) Indicazione puntuale delle copie di sicurezza.

Compiti di mantenimento
1) Scegliere il formato che assicuri la leggibilità nel tempo dei documenti conservati, la loro inalterabilità
2) Mantenere la validità nel tempo delle delle firme digitali con il meccanismo del time stamping.

Compiti di verifica e controllo